根据中办、国办《关于在华举办国际会议的管理办法》（中办发〔2006〕10号）之规定，国际会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。教育部直属高校举办国际会议需报教育部国际合作与交流司国际组织处审批。

双边会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的、与会者来自2个国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。双边会议属于国际会议中的一种特殊情况，也需报教育部国际合作与交流司国际组织处审批。

一、申报须知

1. 每年9月，各单位通过平台上报下一年度会议计划；每年9月至10月单位管理员做第一步筛选；每年11月教育部收集汇总各单位下一年度国际会议计划最终筛选并备案。

2. 已列入年度计划的会议，按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件：

（1）人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，单位外事部门必须至少在对外宣布前4个月提交纸质请示文件至教育部。小于此规模的和不涉及敏感问题的会议，单位外事部门必须至少在对外宣布前3个月在网上提交请示文件。

（2）自然科学技术类：外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，单位外事部门必须至少在对外宣布前4个月提交纸质请示文件至教育部。小于此规模的会议，单位外事部门必须至少在对外宣布前3个月在网上提交请示文件。

3. 邀请国家领导人和正部级及以上外国政要或前政要的国际会议不得在线申报，需另文报批（纸质请示文）。邀请外国政要或前政要访华请示件必须提前60天送达教育部；拟请国家领导人出席必须提前20个工作日送达。

4. 外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议（不涉及敏感问题）可不预报会议计划，但单位外事部门必须至少在对外宣布前3个月网上提交请示文件。

5. 境外非政府组织赞助的国际会议，申报时需在线提交境外非政府组织简介（word或PDF），获批后请于会前5-10天上传备案函PDF文件至在线平台。

注意事项：在会议报批平台完成报批之后，开始在校内OA学术活动审批版块申请完成申报后，请同时将会议申报表的word电子版及其它会议要求材料发送给国际处/台港澳办，申请人请及时留意会议审批的进度，拿到教育部同意批复的批件，会议方能召开，否则违规。

二、申报流程

各学院会议负责人或申请人须登录教育部国际会议报批平台上（http://econf.hust.edu.cn/）完成注册后办理以下相关事务。

1．会议预报（注：提前一年进行下一年度会议预申报）：会议负责人登陆教育部国际会议报批平台填写会议信息并提交→→所在单位网上初审→→学校网上审核→→国际处向教育部报送学校盖章的“预报会议汇总表”；

2. 会议正式申报（注：经预报并通过教育部初审的国际会议，在会议首次对外通知前4个月以上进行正式申报）：会议负责人在厦门大学校内OA进行申报→→国际处审核无误后，登陆教育部国际会议报批平台填写会议信息并提交申请→→所在单位会议专办员网上初审→→国际处专办员网上审核→→国际处办理OA发文→→学校审核→→国际处通过教育部会议报批平台上报会议请示文件等材料→→教育部审批→→国际处在获得教育部批件后通知会议负责人来领取批件,同时会议结束后会议负责人须在会议报批平台提交总结和会议照片等；

3. 会议变更：会议负责人登陆教育部国际会议报批平台填写并提交申请→→学院网上初审→→学校审核后发文报教育部（注：获批会议不得随意更改会议名称、主题、议题、会议性质、规模、会议地点和时间等。如需更改，须在原定会议时间的前3个月申报）；

注意：国际会议请示内容的格式需严格按照模板，包括字体、大小、间距等。申请人请自行上国际会议平台查询报批进度。

4. 会议总结：会议负责人须在会后2个月之内登录教育部国际会议报批平台提交会议总结材料→→所在单位会议专办员网上初审→→学校审核后通过平台向教育部提交会议总结材料。

材料要求：

（1）会议负责人必须在会议结束后２个月内，在国际会议报批平台将会议的学术总结（至少3000字）、统计表、重要照片3-5张(JPG格式，3500*2500像素)、 论文集（1份）、到会国内外代表名单等材料提交到平台。

（2）会议照片可包括开幕式，会议代表合影，会场全景，会议发言人，会议重要活动，主席台，闭幕式等，须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

国际会议学术总结须述明：

（1）会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。

（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；

（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；

（4）会议学术综述由会议学术负责人组织撰写和签名，如以单位名义撰写，署明联系人，联系电话和Email地址。外事处或国际处将对总结内容是否丰富、翔实和完整进行审核。

国际处经办人：李怡楠

办公室：思明校区颂恩楼806

电话：0592-2185321

邮件：liyinan@xmu.edu.cn